Szállítási és anyagmozgatási szolgáltatások

Budapesti Fesztiválzenekar (BFZ) próbáihoz, koncertjeihez, egyéb rendezvényeihez, valamint a BFZ próbatermének, raktárának és irodájának a működéséhez szükséges belföldi és nemzetközi közúti szállítások lebonyolítása, anyagmozgatási, rakodási feladatok ellátása, az ezekhez kapcsolódó szervezési, ügyintézési feladatok elvégzése. A szállítási és anyagmozgatási szolgáltatások keretében az Ajánlattevő feladata: 1. Általános információ A BFZ koncertnaptára feszített, előfordul, hogy két egymást követő napon más városban/országban lép fel a zenekar. A BFZ kötelezettségeit szigorú szerződési feltételek szabályozzák (főpróbák, koncertek). Kiemelten fontos a határidők és a menetrend pontos betartása. A szállítandó hangszerek nagy értékűek, különös figyelmet kell fordítani a megfelelő szállítási körülményekre (biztonságos rögzítés, temperálás), a jármű megfelelő őrzésre. Évente várható koncertek száma  nagyzenekari koncert 90-120 fő előadóművész részvételével o 55-60 budapesti koncert o 8-10 vidéki koncert o 8-10 turné o 40-45 külföldi turnéhelyszín  egyéb koncert o 65-70 budapesti koncert o 20-25 vidéki koncert Az egyéb rendezvények típusai  sajtótájékoztató  szponzori/támogatói esemény  Családi nap  kitelepülés egyéb rendezvényekre (pl. Pozsonyi Piknik) 2. Szállítás • Budapesti koncertek alkalmával a feladat: hangszerek, zenekari felszerelések, színpadelemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása  A szállításoknak elsődlegesen a zenekar koncertnaptárához és próbarendjéhez, valamint a rendezvényhelyszínek elvárásaihoz kell alkalmazkodni. Így reggel 6:00 és éjjel 2:00 óra között bármikor előfordulhat szállítási feladat. A rendszeres budapesti koncerthelyszíneken (MÜPA, Zeneakadémia) több egymást követő napon ad nagyzenekari koncertet a zenekar. Ilyenkor a kirakodás után a szállító jármű elhagyhatja a rendezvényhelyszínt. Visszaszállítás az utolsó koncert után lehetséges (1-4 nappal a kiszállítás után). A többi budapesti helyszínen és az egyéb rendezvényeken jellemzően ugyanazon a napon megoldható a ki- és a visszaszállítás. Évente néhány alkalommal éjszakai koncerteket is ad a zenekar. Ilyenkor a ki- és visszaszállítás is az éjszakai órákban történik. • Vidéki koncertek alkalmával a feladat: hangszerek, zenekari felszerelések színpadelemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása  Jellemzően 1 napon belül történik a ki- és a visszaszállítás (20-400 km távolság). A reggeli indulást követően a kirakodást hosszabb helyszíni várakozási idő (4-9 óra) követi. A rendezvényt követő berakodás után éjszakai visszaszállítás. • Külföldi turnék alkalmával (jellemzően több várost/országot érintő állomással): hangszerek, zenekari felszerelések színpadelemek, díszletek, jelmezek kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása  Jellemzően 1 szerelvény (teherautó + utánfutó - ha szükséges), de alkalmanként 2 teherautó  2 sofőr + alkalmanként 1-2 cseresofőr  Szükség esetén csereautó biztosítása • Eseti szállítások • próbaterem üzemeltetéshez, karbantartáshoz szükséges szállítások (bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, anyagok, hangszerek, zenekari felszerelések, színpadi elemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök) • raktározáshoz kapcsolódó szállítások: bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, hangszerek, zenekari felszerelések, színpadi elemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök, archivált dokumentumok • iroda üzemeltetéshez, karbantartáshoz szükséges szállítások (bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, reklámanyagok, nyomdai termékek, anyagok) • egyéb rendezvényekhez kapcsolódó szállítások: bútorok, irodai eszközök, reklámanyagok és nyomdai termékek, anyagok • egyedi szállítási igények (pl. zongoraszállítás, speciális hangszerek, nagyméretű díszletek, súlyos tárgyak, hidraulikus emelők) 3. Rakodás/anyagmozgatás • A BFZ és a rendezvényhelyszínek technikai személyzetével együttműködve a teherautók be- és kirakodása, valamint alkalomszerűen az egyes rendezvényhelyszínek berendezése az előzetesen egyeztetett művészi koncepciók és tervek alapján. • A hangszerek és a zenekari felszerelések szállításához a BFZ rendelkezik megfelelő tárolóeszközökkel és ezek becsomagolását a BFZ munkatársai végzik. A többi szállítandó tárgy esetében az Ajánlattevő javaslatot tesz a csomagolás biztonságos módjára, alkalmanként részt vesz ezen eszközök becsomagolásában. • Átmeneti raktározás biztosítása max. 48 óra, min 40 m3 (lehetőleg a teherautó rakterében, biztonságos, őrzött, zárt körülmények között)