Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung, Implementierung, Migration und Einführung eines integrierten HR-Anwendungsportfolios zur Ablösung der bestehenden Personal-IT-Landschaft, sowie die Beratung zur Optimierung der Prozesse im Rahmen der Implementierung und nachgelagerte Betriebsunterstützung. Der Auftrag umfasst insbesondere die in den nachfolgenden Abschnitten beschriebene Arbeitspakete, die im weiteren Verlauf der Ausschreibung durch das Lastenheft präzisiert werden. Der Mobil Krankenkasse ist bewusst, dass in so einem Projekt Mitwirkungspflichten bestehen, die gemeinsam mit dem Auftragnehmer abzustimmen sind. Entsprechende Ressourcen werden für den vereinbarten Projektzeitraum zur Verfügung gestellt. Je nach angebotener Lösung werden im Projekt und für den späteren Betrieb / Support die Zuständigkeiten zwischen der Mobil Krankenkasse, dem aktuellen Dienstleister für die Infrastruktur der Mobil Krankenkasse (Mobil ISC GmbH) und dem späteren Auftragnehmer abgestimmt werden müssen.

Transformation der HR-System- und Prozesslandschaft: Einführung einer zukunftsfähigen HR-Systemlandschaft

Aktuell wird im Unternehmen das SAP-HCM-System innerhalb der Branchenlösung oscare(R) betrieben und durch mehrere Insellösungen ergänzt. Für wesentliche Bestandteile dieser Systemlandschaft wie HCM ERP, Mitarbeiterportal (ESS/MSS) und Learning Solution (LSO) ist ein Wartungsende zum 31.12.2027 angekündigt worden. Daraus ergibt sich ein klarer Handlungs-bedarf, die Personal-IT rechtzeitig weiterzuentwickeln bzw. neu aufzustellen. Vor diesem Hintergrund wurde 2025 das Vorprojekt "Analyse Personal IT" durchgeführt. Ziel war eine ganzheitliche Ist-Aufnahme und fundierte Analyse der bestehenden Prozesse und Anwendungen in den Bereichen Personal und Personal-IT. Es wurde bestätigt, dass die Softwarelandschaft des Bereichs Personal der Mobil Krankenkasse auf einer historisch gewachsenen und heterogenen Architektur basiert. Im Zentrum steht SAP HCM On-Premise innerhalb der Branchenlösung oscare(R) (AOK Systems), über die die klassischen HR-Kernfunktionen wie Stammdatenverwaltung (PA), Organisationsmanagement (OM), Zeitwirtschaft (PT) und Entgeltabrechnung (PY) abgebildet werden. Ergänzend kommen ausgewählte Module von SAP SuccessFactors als Cloud-Lösungen zum Einsatz. Die heutige Architektur stellt sich dabei als ein Patchwork aus SAP-Standardkomponenten, AOK-spezifischen Lösungen, weiteren Drittanbieter-Tools und Eigenentwicklungen dar. Auch die Integrationslandschaft ist über viele Jahre organisch gewachsen und zeichnet sich durch eine Vielzahl individueller Schnittstellen, technischen Abhängigkeiten sowie Medienbrüchen und vielen manuellen Prozessen aus.