Tervezetten, összesen 14 000 iratfolyóméter iratanyag állományvédelmi és adatvédelmi előírásoknak megfelelő elhelyezésére és rendezésére irányuló szolgáltatás beszerzése 3 év időtartamra.

Iratanyag elhelyezése és rendezése

A Semmelweis Egyetem részére bérirattári szolgáltatás biztosítása a vonatkozó jogszabályok és Ajánlatkérő mindenkor hatályos iratkezelési szabályzata szerint, 36 hónapra, de legfeljebb a keretösszeg kimerüléséig. Keretösszeg: nettó 111 333 356 Ft, melynek 70%-ára Ajánlatkérő lehívási kötelezettséget vállal. 2026. évben a közbeszerzési eljárás eredményeként létrejövő szerződés aláírását követő legfeljebb 2 hónapon belül a nyertes ajánlattevőnek Ajánlatkérő telephelyéről tervezetten 2 500 ifm, dobozolt iratanyagot kell elszállítania és ezen iratanyagról nyilvántartást összeállítania. Amennyiben nem a jelenlegi bérirattári szolgáltatást végző lesz a nyertes ajánlattevő, abban az esetben a közbeszerzési eljárás nyertesének 2026. évben, a közbeszerzési eljárás eredményeként létrejövő szerződés aláírását követő legfeljebb 2 hónapon belül a jelenleg bérirattárolásban lévő iratanyagot - 9000 ifm - is bérirattári szolgáltatásba kell vennie. 2027. évben a nyertes ajánlattevőnek a 14 000 ifm iratanyag mennyiséghez még hiányzó mennyiséget – legalább 2500 ifm iratanyagot – ütemezetten, az Egyetem által meghatározott időpontban és rendszer szerint el kell szállítania az Egyetem telephelyeiről. Az iratanyag rendszerezettségének megtartása mellett, össze kell állítani a dobozokba rendezett iratanyag nyilvántartását. A 14.000 ifm iratanyag tárolási helyszínei jelenleg Páty (mintegy 9000 ifm), Budapest, XVI. kerület egyetemi bérleti jogviszonyban (becsült mennyiség 2100 ifm), valamint az Egyetem telephelyei (tervezett mennyiség 2900 ifm). A nyertes ajánlattevő feladata, hogy Ajánlatkérő telephelyein, valamint esetlegesen jelenleg bérirattári szolgáltatás keretében Pátyon lévő iratanyagokat, a nyertes ajánlattevő által biztosított helyiség(ek)be a szerződés hatálya alatt ütemezetten csomagolja, elszállítsa és az elszállított iratanyagot rendszerezetten tárolja, őrizze és az iratanyagból adatot szolgáltasson, valamint egyéb szolgáltatásokat nyújtson. Számlázás havonta - kivéve az elszállítás és kapcsolódó szolgáltatás költségét - a ténylegesen elvégzett szolgáltatás tekintetében az igazolt teljesítést követően a teljesítésigazolás birtokában történik a megadott egységárak alapján. Az elszállítás és kapcsolódó szolgáltatás költség tekintetében a számlázás „projekt számlaként” az adott ütemben elszállított iratmennyiség elszállítása és kapcsolódó szolgáltatások elvégzése után, az igazolt teljesítést követően a teljesítésigazolás birtokában történik a megadott egységárak alapján. A vállalkozási díj tartalmazza csomagolás és az elszállítás díját, valamint az elszállított iratanyag rendszerezett tárolásának, őrzésének, iratanyagból történő adatszolgáltatásnak (beleértve az elektronikus adathordozókat is), valamint egyéb szolgáltatásoknak díját. A részletes követelményeket a közbeszerzési dokumentumok műszaki leírás fejezete és a szerződéstervezet tartalmazza.