Bereitstellung und Betrieb Softwarelösung für Einkaufsprozess: Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden.

ÜSTRA_eProcurement_2_Vergabe

Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag über die Bereitstellung einer cloudbasierten Softwarelösung "eProcurement-System". Die ÜSTRA führt für sich zur Nutzung im Unternehmen der ÜSTRA und zur Nutzung im Unternehmen der regiobus Hannover GmbH (regiobus) das eingeleitete europaweite Ausschreibungsverfahren durch. ÜSTRA wird mit dem obsiegenden Bieter den ausgeschriebenen Rahmenvertrag abschließen, die Lizenzen zur Nutzung erwerben. Geplant ist es, dass die ÜSTRA einen Teil der erworbenen Lizenzen an die regiobus unterlizenziert. Diese Unterlizensierung dient insbesondere dem Zweck, dass regiobus und ÜSTRA seit 2025 einen Gemeinschaftsbetrieb bilden und ihre Zusammenarbeit intensivieren werden. Hierzu gehört es, mandantenfähige gemeinsame Systeme und möglichst einheitliche Prozesse zu nutzen. Die Unternehmenstrennung innerhalb eines Systems muss jedoch gewährleistet sein. Mit Hilfe des eProcurement-Systems sollen u. a. Bestellungen automatisch erstellt und verwaltet werden, die elektronische Verarbeitung von Rechnungen unterstützt, Beschaffungsprozesse optimiert und Lieferantenbeziehungen verwaltet werden. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs sind die ausgewählten Bieter aufgefordert, ein Testsystem bereit zu stellen und Zugangsdaten für 25 Personen zur Verfügung zu stellen. Gefordert werden Zugangsdaten zu einem Testsystem der Standardsoftware, das durch die testenden Personen selbständig bedient werden kann. Die Verhandlung erfolgt in Präsenz, die Vorstellung durch den Bieter erfolgt durch eine Vorstellung des Workflows in einem Teams-Meeting. Es erfolgt eine Aufzeichnung dieses Teils der Vergabeverhandlung mit Microsoft Stream, um die Aufzeichnung als Unterstützung anschließend den testenden Personen zur Verfügung stellen zu können. Der Bieter und alle von seiner Seite beteiligten Personen stimmen mit Angebotsabgabe der Aufzeichnung zu. Die Use cases sind umfassend und vollumfänglich vorzustellen. Erst nach der Vergabeverhandlung erhalten die testenden Personen den Zugang zum Testsystem. Details ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und dem Begleitschrieben zur Leistungsbeschreibung.