Het provinciebestuur bestaat uit een centrale administratie en decentrale diensten en instellingen van diverse aard zoals o.a. scholen, musea, recreatiedomeinen, en telt ongeveer 2 500 ambtenaren en leerkrachten. Sommige decentrale diensten werken in meerdere of mindere zin autonoom. Doch in het algemeen biedt de centrale administratie ondersteuning in facilitair beheer (o.a. onderhoud gebouwen, centrale aankoopprocedures, schoonmaak) aan de decentrale diensten. Het bestuur gebruikt reeds software voor de ondersteuning en het beheer van de facilitaire processen en dit zowel door de centrale als de decentrale diensten. Het pakket biedt een integratie en uitwisseling met bestaande platformen, systemen en databanken. Er wordt hierbij veel belang gehecht aan de beheersbaarheid van het systeem: er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van standaardsoftware. De opdracht wordt gegund voor een (initiële) periode van 4 jaar oftewel 48 maanden. De opdracht kan 3 maal stilzwijgend verlengd worden met telkens 1 jaar oftewel 12 maanden (totale mogelijke verlengtermijn 3 jaar oftewel 36 maanden).