Chalmers upphandlar ramavtal för samordning och bokningstjänster av konferenser och möten. Upphandlingen är uppdelad i två delområden: Ett gällande bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre konferensarrangemang utan projektledning och ett gällande bokningstjänster för större konferenser och kongresser med ett helhetsansvar för hela arrangemanget.

Delområde 1

Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemang Detta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller motsvarande tjänster från leverantören i samband med genomförandet. Behovet består i huvudsak av bokning av anläggningar, antingen via webbaserad bokningstjänst eller genom personlig service. I normalfallet hanterar beställaren övriga delar av sitt mötesarrangemang i egen regi. Vid behov kan dock uppdraget även omfatta viss administrativ stöttning kopplad till bokning eller genomförande. Uppdraget inkluderar krav på god service, såsom snabb och tydlig återkoppling, användarvänligt tekniskt systemstöd samt uppföljning till beställaren vid förändringar eller tillägg på begäran. Sammankomsterna äger vanligtvis rum i eller i närheten av Västsverige, men kan i enstaka fall även genomföras i övriga delar av landet. Delområdet omfattar även bokning av julbord.

Upphandlingsdokument

1.4 Om upphandlingen Chalmers tekniska högskola har ett löpande behov av anläggningsbokning och konferensbokningstjänster, både med och utan projektledning. Chalmers anställda genomför årligen möten och konferenser som varierar i omfattning och deltagare och innefattar allt från mindre personalsammankomster till fullskaliga vetenskapliga och tekniska konferenser och kongresser. Upphandlingen är uppdelad på två delområden och anbudsgivaren väljer vilket eller vilka områden som anbudet ska avse. Delområde 1 - Bokningsservice för konferensanläggningar, event och mindre mötesarrangemang. Detta delområde avser bokningsservice för konferensanläggningar, event, möten och mindre konferensarrangemang som normalt inte kräver projektledning, registrering av betalande deltagare eller motsvarande tjänster från leverantören i samband med genomförandet. Behovet består i huvudsak av bokning av anläggningar, antingen via webbaserad bokningstjänst eller genom personlig service. Delområdet omfattar även bokning av julbord. Delområde 2 - Konferensbokningstjänst (PCO-tjänster) Delområdet omfattar bokningstjänster för större konferenser och kongresser, inklusive projektledning, registrering av deltagare (inklusive betalande deltagare) samt, vid behov, fullständig konferensadministration. Upphandlingen avser tjänster som kan levereras som ett helhetsåtagande, där leverantören, i nära samverkan med Chalmers beställare, ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av konferenser. Uppdraget kan innefatta projektledning, lokalplanering, deltagarhantering, kommunikation, webblösningar samt övrig administrativ hantering kopplad till arrangemanget, i enlighet med beställarens behov. Särskild vikt kommer att läggas vid att leverantören kan tillhandahålla ett ändamålsenligt och välfungerande systemstöd för tekniska och vetenskapliga konferenser. Systemet ska kunna stödja hela konferensprocessen, inklusive hantering av abstracts och papers, administration av granskningsförfaranden, samt kommunikation med författare, granskare och deltagare. Konferenser och kongresser ska kunna genomföras både nationellt och internationellt för Chalmers räkning.

Delområde 2

Delområde 2 - Konferensbokningstjänst (PCO-tjänster) Delområdet omfattar bokningstjänster för större konferenser och kongresser, inklusive projektledning, registrering av deltagare (inklusive betalande deltagare) samt, vid behov, fullständig konferensadministration. Upphandlingen avser tjänster som kan levereras som ett helhetsåtagande, där leverantören, i nära samverkan med Chalmers beställare, ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av konferenser. Uppdraget kan innefatta projektledning, lokalplanering, deltagarhantering, kommunikation, webblösningar samt övrig administrativ hantering kopplad till arrangemanget, i enlighet med beställarens behov