Die medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem (Körperschaft des öffentlichen Rechts) - nachfolgend MUL-CT genannt - als Auftraggeber (AG) plant auf Basis der gegenständlichen Ausschreibung einen Vertrag zur rechtskonformen Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten der Jahrgänge 1996 - 2008 abzuschließen. Hintergrund sind beabsichtigte Abrissarbeiten von Gebäuden, in denen sich derzeit u.a. Archivräume befinden sowie der Neubau von Gebäuden. Die Patientenakten befinden sich in mehreren Gebäuden der MUL-CT. Die Räume sind über Treppen erreichbar. Die entsprechend auszulagernden Aktenbestände sind im Leistungs-verzeichnis nebst Anlagen näher bezeichnet. Es wird ein Dienstleister gesucht, der die zügige qualifizierte Auslagerung, die externe Lagerung entsprechend den Vorgaben zur Dokumentation, Archivierung und zum Datenschutz sowie die Vernichtung von Akten erbringt. Im Folgenden als Auftragnehmer (AN) bezeichnet.

Auslagerung, Lagerung und Vernichtung von Patientenakten

Das Ausfassen der Akten muss unter Beibehaltung der vorgegebenen Sortierung/Ablage abgesichert werden. Es umfasst folgende Leistungen: - Entnahme der Akten/Ordner aus den Regalen/Schränken in der Sortierreihenfolge, Falten der vom AN bereitgestellten Archivkartons bzw. Bereitstellung von Behältern. - Verpacken von mehreren Patientenakten, abhängig von der Aktenstärke, in einen Archivkarton/ Behälter durch Mitarbeitende des AN. - Kennzeichnung der Archivkartons/ Behälter mit einem Barcodeetikett. Jeder Karton/ Behälter erhält eine eindeutige Nummer. - Vom AG wird eine elektronische Excelbestandsliste zur Verfügung gestellt mit folgenden Angaben: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Behandlungsjahr. - Diese Bestandsliste ist mit Archivkarton/ Behälter Nr. und Paletten Nr. zu ergänzen, so dass pro Karton der Inhalt gemäß der ersten und der letzten Akte erfasst wird. (siehe Beispiel Seite 6) - Stapeln der Archivkartons/ Behälter auf Paletten - Verpacken (Einstretchen der Palette) - Transport der Paletten/ Kartons/ Behälter bis zum LKW - Be- und Entladen des LKWs Transport der Akten in das Lager des AN Palettieren der Kartons/ Behälter und anschließender, datenschutzgerechter Abtransport. Einlagerung in das Lager des AN Einlagerung der Kartons/ Behälter und Verknüpfung mit einem Lagerplatz im IT-System des AN im zentralen Aktenlager. Die Kartons/ Behälter sind, bis zum Zeitpunkt der Vernichtung, Eigentum der MUL und sind ungeöffnet zu lagern. Bereitstellung der Kartons/ Behälter nach Datenschutzrichtlinien der MUL-CT nach Aufforderung autorisierter Personen des AG zur Lieferung oder Einsichtnahme vor Ort. Vernichtung Übergabe einer jährlichen Übersicht über die zu vernichtenden Aktenbestände am Jahresanfang eines jeden Jahres an den AG. Nach erfolgter Unterschrift/ Freigabe durch den AG werden die Akten vom AN unverzüglich datenschutzgerecht vernichtet. Rücklieferung/Wiedereinlagerung von angeforderten Akten: Rücklieferung von Originalakten (Einzelakten): Die Rücklieferung der angeforderten Akten soll via Kurier an die Adresse des AG erfolgen. Angeforderte Akten werden direkt durch den AG entweder vernichtet oder zur Wiedereinlagerung an den AN zurückgegeben. Der AN muss die Akten dann wieder in den Karton/ Behälter einlegen, aus dem sie entnommen wurden. Siehe dazu Pkt. 6.6