Die Universitätsklinikum Köln AöR beabsichtigt die ERP - Modernisierung mit der Beschaffung von SAP Rise with SAP Private Cloud Edition - einschließlich Lizenzen, Betrieb und Infrastruktur. Die separat erhältlichen Unterlagen beschreiben vollständig: - den Leistungsgegenstand (Anlage 1 Memorandum) - definiert die geforderten Aufgaben und Pflichten des potenziellen Kooperationspartners (Anlage 1 Memorandum) - und skizziert das weitere Vorgehen der Markterkundung. Das Informationsmemorandum kann formlos per E-Mail bei der Vergabestelle angefordert werden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an: alexander.reinicke@uk-koeln.de Interessierte Unternehmen werden gebeten, bis zum 24.07.2026, 12:00 Uhr eine substanzielle Interessenbekundung nebst Erstkonzeption gemäß den Vorgaben des Anschreibens und des Informationsmemorandums einzureichen. Beschreibung des Projekts: Die bestehenden SAP-Systeme bilden einen wesentlichen Bestandteil der digitalen Unternehmensarchitektur des UKK und unterstützen zentrale Prozesse in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Beschaffung, Facility Management, Investitionsmanagement, Forschungsmanagement sowie Drittmittelverwaltung. Darüber hinaus bestehen mehr als 70 technische Schnittstellen zu klinischen, wissenschaftlichen und administrativen Fachverfahren, darunter klinische Informationssysteme (KIS), Laborinformationssysteme (LIS), RIS- und PACS-Systeme sowie Forschungs- und Identitätsmanagementsysteme. Vor dem Hintergrund des auslaufenden Mainstream-Supports für SAP ECC (Ende: 31. Dezember 2027; Extended Maintenance bis 31. Dezember 2030, ausschließlich gegen gesonderte Vergütung) sowie der strategischen Zielsetzung, die digitale Infrastruktur des UKK nachhaltig weiterzuentwickeln, beabsichtigt das UKK die Transformation seiner bestehenden ERP-Landschaft auf eine moderne, cloudbasierte Zielarchitektur auf Basis von SAP S/4HANA. Mit der Beschaffung verfolgt das UKK das Ziel, eine leistungsfähige, sichere, skalierbare und langfristig tragfähige ERP-Plattform zu etablieren. Die zukünftige Plattform soll die bestehenden Geschäftsprozesse des UKK zuverlässig unterstützen, die Voraussetzungen für die Digitalisierung weiterer Prozesse schaffen und gleichzeitig die technische Grundlage für zukünftige Innovationen in den Bereichen Datenmanagement, Analytik, Automatisierung und Künstliche Intelligenz bereitstellen. Die Zielarchitektur soll die Standardisierung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen fördern, die Komplexität der bestehenden Systemlandschaft reduzieren, die langfristige Herstellerunterstützung sicherstellen sowie die wirtschaftliche Nutzbarkeit bestehender Investitionen gewährleisten. Weiter unten unter 3.1.

Markterkundung SAP S4HANA "RISE WITH SAP PRIVATE CLOUD EDITION" EINSCHLIESSLICH LIZENZEN, BETRIEB UND INFRASTRUKTUR

Fortsetzung von oben 2.1: Gegenstand der Ausschreibung ist ausschließlich die Bereitstellung einer integrierten SAP-Unternehmensplattform auf Basis von RISE with SAP Private Cloud Edition einschließlich der hierfür erforderlichen Softwarelizenzen, Infrastruktur-, Betriebs-, Wartungs- und Supportleistungen. Die eigentliche ERP-Transformation (Systemdesign, Prozesskonzeption, Implementierung, Customizing und Datenmigration) ist nicht Gegenstand dieser Vergabe; entsprechende Implementierungsleistungen wurden bereits in einem gesonderten Vergabeverfahren vergeben und befinden sich in der Durchführung. Soweit nachfolgend Transformationsunterstützung erwähnt wird, bezieht sich dies ausschließlich auf herstellerseitige Onboarding- und Migrationsvorbereitung im Rahmen des RISE Conversion Agreements (insbesondere Lizenzkonvertierung und License Value Credit-Anrechnung). Ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsgegenstandes ist die Überführung der bestehenden SAP-Lizenzlandschaft des UKK in das zukünftige Betriebs- und Nutzungsmodell. Das UKK verfügt über eine historisch gewachsene SAP-Systemlandschaft mit bestehenden Lizenz-, Wartungs- und Nutzungsrechten, die im Rahmen der Transformation wirtschaftlich, technisch und lizenzrechtlich in die zukünftige Zielarchitektur überführt werden sollen. Die Berücksichtigung bestehender Investitionen sowie die Nutzung der hierfür vorgesehenen Transformations- und Konvertierungsmechanismen stellen einen zentralen Bestandteil des Vorhabens dar. Somit sind die bestehenden Lizenzen vom Auftragnehmer im Rahmen der Umstellung auf das neue SAP-Private Cloud- Lizenzmodell zu berücksichtigen. Eine Doppelbelastung durch parallellaufende On-Premise-Wartungsgebühren und neue Cloud-Betriebskosten während der Migrationsphase sollen effektiv vermieden werden. Die ausgeschriebene Leistung umfasst insbesondere: - die Bereitstellung von SAP S/4HANA Private Cloud Edition, - die Bereitstellung von SAP Fiori, - die Bereitstellung der SAP Business Technology Platform (BTP), - die Bereitstellung der erforderlichen Cloud-Infrastruktur, - Herstellerwartung und Hersteller-Support, - die Analyse, Bewertung und Überführung bestehender SAP-Lizenzen in das zukünftige Betriebsmodell, - die herstellerseitige Migrationsunterstützung und RISE-Onboarding-Services (insbesondere Lizenzkonvertierung gemäß RISE Conversion Agreement und Anrechnung des License Value Credit), - die Bereitstellung von Betriebsleistungen einschließlich Monitoring, Incident Management, Problem Management, Change-Management und Release Management, - die Unterstützung der Integration in bestehende Fachverfahren und Systemlandschaften, - die Sicherstellung von Informationssicherheit, Datenschutz und regulatorischer Compliance, - sowie die Unterstützung der langfristigen Digitalisierungsstrategie des UKK. Die Leistungen sind als integriertes End-to-End-Leistungsmodell bereitzustellen und müssen den besonderen Anforderungen eines Universitätsklinikums der Maximalversorgung, eines Betreibers Kritischer Infrastrukturen (KRITIS) sowie den Anforderungen aus Krankenversorgung, Forschung und Lehre gerecht werden. Die nachfolgend beschriebenen Anforderungen begründen zugleich die Alleinstellungsmerkmale, die im Rahmen der Markterkundung von potenziellen Alternativanbietern nachweislich zu erfüllen sind. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber während der gesamten Vertragslaufzeit als strategischer Partner bei der Weiterentwicklung der SAP-Unternehmensarchitektur, der technologischen Ausrichtung sowie der kontinuierlichen Optimierung der zugrunde liegenden Betriebs- und Transformationsprozesse. Er unterstützt das UKK aktiv bei der Weiterentwicklung der SAP-Zielarchitektur, bei Technologie- und Innovationsentscheidungen sowie bei der Bewertung zukünftiger regulatorischer und technologischer Entwicklungen. Hierzu gehören insbesondere Entwicklungen im Umfeld von Cloud-Technologien, Datenplattformen, Prozessautomatisierung, Künstlicher Intelligenz sowie regulatorische Anforderungen des Gesundheitswesens. Der Auftragnehmer wirkt aktiv darauf hin, dass neue technologische Entwicklungen, regulatorische Anforderungen sowie innovative Lösungsansätze frühzeitig bewertet und für den Auftraggeber nutzbar gemacht werden. Hierzu gehören insbesondere neue SAP-Funktionalitäten, Weiterentwicklungen der SAP Business Technology Platform, Automatisierungs- und KI-Technologien, Cloud- und Plattformdienste sowie regulatorische Neuerungen. Der Auftragnehmer hat mindestens einmal jährlich einen Innovations- und Technologiebericht vorzulegen und entsprechende Innovationsworkshops durchzuführen. Die zukünftige Zielarchitektur soll die langfristige Herstellerunterstützung sicherstellen, die betriebliche Stabilität erhöhen, die Standardisierung und Harmonisierung von Geschäftsprozessen unterstützen sowie die Voraussetzungen für zukünftige Daten-, Analyse-, Automatisierungs- und KI-Anwendungsfälle schaffen. Gleichzeitig soll durch die Transformation die langfristige wirtschaftliche Nutzbarkeit der bestehenden SAP-Investitionen sichergestellt und eine zukunftsfähige Grundlage für die weitere Digitalisierung des Universitätsklinikums Köln geschaffen werden. Interessierte Unternehmen werden ausdrücklich gebeten darzulegen, auf welchem technischen Weg sie diese Anforderung dennoch erfüllen können.